Établissements de santé : un logiciel pour gérer l’absentéisme en temps réel

Par
Coline Garré -
Publié le 28/04/2015

Crédit photo : S TOUBON

Avec 21,5 jours d’absence en moyenne par personne et par an, le secteur de la santé n’est pas épargné par l’absentéisme. Selon la Cour des comptes, la gestion des absences imprévues représenterait 66 % des charges d’exploitation des établissements de santé (recours urgent aux vacataires, aux intérimaires, désorganisation interne...). Certains CHU audités entre 2009 et 2011 aurait un taux d’absentéisme journalier oscillant entre 8 et 12 %.

À l’origine tournée vers la gestion de crise, la société Whoog, basée à Sophia Antipolis, s’est spécialisée dans le secteur de la santé. « Mi 2013, nous avons confié aux sauveteurs en mer de Cannes et Golfe-Juan notre plateforme de coordination d’urgences professionnelles. Grâce à eux et à l’occasion des plans blancs nous avons rencontré des responsables d’établissements de santé. Nous nous sommes alors rendu compte qu’ils n’avaient pas d’outils pour gérer les mini-situations de crise que représente l’absentéisme non planifié », explique au « Quotidien » le cofondateur de Whoog, Guerric Faure.

Bourse aux remplacements

Le dispositif que propose Whoog aux établissements est une plateforme à laquelle se connecte le responsable de service. Il répond (en moins de 40 secondes) à quatre questions pour définir le poste à remplacer : Quoi (plan blanc, remplacement non planifié, surcharge de travail), qui (quel professionnel), où (service, bâtiment) et quand. Le système contacte alors par sms tous les salariés ou vacataires volontaires, qui se sont inscrits à cette « bourse aux remplacements ». Le premier qui répond est sélectionné pour assurer le remplacement.

« Cela évite au responsable de service de contacter lui-même du personnel en RTT ou en congé, par sms ou par téléphone, d’attendre leur réponse, avant de s’adresser aux services des ressources humaines, ou de désorganiser plusieurs services pour absorber la crise », argumente Guerric Faure.

Les salariés ou vacataires s’inscrivent volontairement dans la boucle et peuvent préciser leur disponibilité en temps réel. « La démarche est portée par l’établissement, qui diffuse l’information auprès du personnel, et choisit la rémunération de ces remplacements - la plupart du temps, en heures supplémentaires », poursuit le cofondateur.

« Le dispositif permet de faire des économies sur le coût de l’intérim, la réorganisation des services, la productivité et de libérer de temps pour le responsable de service » assure Guerric Faure, qui évalue à 2,5 mois la durée pour un retour sur investissement.

Deux établissements utilisent déjà cet outil, le Pôle Santé Saint-Jean (polyclinique) depuis août 2014, où 42 % du personnel s’est inscrit à la bourse, et l’hôpital privé la Casamance, depuis mars 2015.

Le CHRU de Montpellier devrait en être doté dès la fin avril.

Coline Garré

Source : lequotidiendumedecin.fr