Pour vous aider à régler le casse-tête des congés payés

Le 1er juin dernier a commencé une nouvelle période de référence pour l'acquisition des congés à prendre au cours de l'été 2004. Tout salarié qui travaillera du 1er juin 2003 au 31 mai 2004 va accumuler chaque mois de présence 2,5 jours ouvrables de congés payés, ce qui lui permettra de disposer de cinq semaines de congés payés à l'aube de l'été 2004.

En revanche, si vous embauchez un nouveau salarié au cours de l'année 2003/2004, le nombre de jours de congés payés pouvant être pris à l'été 2004 sera calculé au prorata de la période travaillée, toujours à raison de 2,5 jours ouvrables accumulés par mois travaillé. Par exemple, si vous embauchez le 1er septembre prochain un salarié, il ne pourra prendre que 2,5 x 9 mois = 22,5 jours ouvrables arrondis à 23 jours, au lieu de 30 jours pour une année complète.
A noter que si votre dernier salarié embauché a travaillé pour vous moins de quatre semaines sur la période allant du 1er juin 2002 au 31 mai 2003 (par exemple dans le cas d'une embauche à la mi-mai 2003), vous n'êtes pas tenu de lui accorder des congés cet été, ce qui ne vous empêche pas d'accepter une prise par anticipation ou des congés sans solde.
Attention : seules les périodes de travail effectif ou les absences assimilées à du travail effectif (absences pour congés payés, repos compensateur, RTT, congé de maternité, congés exceptionnel pour événement familial, accident du travail, congé de formation) ouvrent droit à des congés payés. En revanche, les arrêts maladie viennent diminuer le nombre de jours de congés.

Comment comptabiliser un arrêt maladie

Si le salarié a été malade, il convient de défalquer son temps d'absence selon des règles précises. Pour commencer, vous ne pouvez réduire la durée de ses congés payés que s'il a été absent plus de quatre semaines au cours de la période de référence des congés (article L 223-4 du Code du travail).
Si en revanche votre salarié a été en arrêt maladie plus de quatre semaines, la calcul de ses jours de congés payés est obtenu en divisant par 4 le nombre de semaines entières effectuées pendant la période de référence (afin d'obtenir le nombre de mois effectivement travaillés), et de multiplier par 2,5 le chiffre obtenu (puisque 2,5 jours ouvrables de congés payés sont cumulés par mois travaillé).
Par exemple, si votre salarié a été absent 8 semaines au cours de la période, il n'a travaillé effectivement que 52 - 8 = 44 semaines, soit à 11 mois de travail effectif (44/4) x 2,5 jours, soit 28 jours de congés au lieu de 30.

Quand prendre les congés

Le salarié ne dispose pas de ses jours de congés selon son bon vouloir. Des règles régissent en effet le choix de la période des congés payés, elle doit être comprise entre le 1er mai et le 31 octobre (article 33 de la convention collective du personnel des cabinets médicaux). Pendant cette période légale, 12 jours ouvrables minimum et 24 jours ouvrables maximum de congés doivent être posés. En outre, sauf accord spécifique au sein du cabinet, les congés doivent être pris, dans leur intégralité, avant le 31 décembre.
L'article 34 de la convention collective prévoit les dispositions à respecter pour le fractionnement de la partie des congés au-delà des 12 jours minimum, sous réserve de l'accord du salarié. Si le fractionnement revient à imposer au salarié de prendre le solde de ses congés au-delà du 31 octobre, vous devez à votre salarié des jours supplémentaires : un jour supplémentaire s'il doit prendre un à cinq jours de congés au-delà du 31 octobre ; deux jours ouvrables de congés supplémentaires si six jours ou plus sont pris au-delà de la période légale. Mais les jours dus au-delà du 24e jour ouvrable (5e semaine) n'ouvrent pas droit à des jours supplémentaires.
La cinquième semaine de congés dispose d'un statut spécifique : elle peut être prise en dehors de la période légale, et faire l'objet d'un fractionnement, mais ne donne pas lieu à l'attribution de jours supplémentaires. Elle ne doit pas être accolée au congé principal.
Toutefois, avec l'accord de l'employeur, les jours non pris au titre du congé principal peuvent être pris avec la cinquième semaine.
Quant au décompte des jours de congés, il se fait de la même manière pour tous les salariés, qu'ils travaillent à temps complet ou à temps partiel. Toutefois, pour ces derniers, le congé n'est décompté qu'à partir du premier jour ouvrable où ils auraient dû travailler... ce qui peut valoir le coup de réfléchir avant de choisir ses jours !
Enfin, il faut savoir que l'organisation des départs en congés revient à l'employeur : il fixe la période de congés et l'ordre des départs, en fonction des impératifs liés à l'activité du cabinet, des obligations familiales des salariés et de l'ancienneté acquise par ceux-ci... et tranche en cas de différend. Les dates doivent être arrêtées deux mois avant le début de la période, soit au plus tard le 1er mars, et doivent être affichées.
Si l'employeur fait obstacle à la prise des congés, il doit dédommager le salarié. Sauf résiliation du contrat, les congés payés doivent être pris et ne peuvent donner lieu à paiement.

Libre de fermer son cabinet

Vous pouvez fermer votre cabinet pendant la période des congés annuels (dans les grosses entreprises, l'avis du comité d'entreprise et des délégués du personnel est nécessaire), a priori même pendant cinq semaines (le code du travail ne s'y oppose pas et la convention collective du personnel des cabinets médicaux reste silencieuse sur le sujet). Dans ce cas (cinq semaines de fermeture), les salariés ont droit à une indemnité journalière spéciale correspondant au nombre de jours ouvrables excédant la durée légale des congés annuels (5 semaines). Le montant de cette indemnité particulière ne pourrait alors être inférieur à celui de l'indemnité journalière de congés payés.
Pendant la fermeture du cabinet médical, si les salariés ne peuvent avoir droit à la totalité de leurs congés, ils bénéficient d'une indemnisation par le biais du chômage partiel. L'employeur est tenu d'accomplir les formalités afférentes à cette indemnisation.

Indemnité : deux modes de calcul

Deux modes de calcul permettent d'évaluer l'indemnité de congés payés due à un salarié lorsque s'achève son contrat de travail avec le cabinet médical. L'employeur est tenu d'appliquer celle qui favorise le plus l'employé. La première règle se fonde sur le salaire théorique (c'est-à-dire le montant de la rémunération que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler, règle appliquée si le salaire est constant ou en hausse) ; la seconde propose une indemnité correspondant à 10 % des sommes brutes versées pendant la période de référence (règle appliquée seulement en cas de baisse de salaire).
A noter que l'article 31 de la convention collective prévoit le règlement de la moitié de l'indemnité de congés payés lors du départ en vacances du salarié (ou de la totalité de l'indemnité sur demande).
L'indemnité est soumise aux mêmes cotisations que le salaire.
Les dates de congés et le montant de l'indemnité doivent figurer sur le bulletin de paie. En cas de maintien de salaire, cette mention est à porter sur le bulletin. En revanche, si la règle des 10 % est retenue, l'indemnité doit apparaître sur une ligne distincte du bulletin de salaire.