La particularité de l’examen de comptabilité, et ce qui le différencie de la « vérification de comptabilité », c’est qu’il est réalisé dans les bureaux de l’administration, à partir des « fichiers des écritures comptables » (FEC) adressés par le contribuable, sans qu’un agent de l’administration se déplace sur le lieu d’exercice de ce contribuable, et même en cas de demande expresse de celui-ci.
Le « Bulletin officiel des impôts » (B.O.I.) ajoute que le contribuable faisant l’objet de l’examen « peut bien évidemment demander à être entendu par le service de contrôle, s’il le souhaite, afin de discuter du dossier ». Dans ce cas, l’entretien a lieu dans les locaux de l’administration.
Mais l’administration a vu le risque que pouvait entraîner un mauvais usage de l’examen de comptabilité. En effet, une des garanties offertes aux contribuables lors des contrôles fiscaux est l’existence d’un « débat oral et contradictoire ». Et les tribunaux n’hésitent pas à annuler un contrôle qui ne respecterait pas un tel débat. Comment alors procéder pour un contrôle qui se déroule dans le bureau du vérificateur ?
Le B.O.I. pose donc le principe suivant : l’absence de déplacement du service de contrôle dans les locaux de l’entreprise au cours de l’examen de comptabilité ne doit pas avoir pour effet de priver le contribuable de la possibilité d’avoir un débat oral et contradictoire avec ce service de contrôle.
Par conséquent, l’administration ne doit pas se contenter de la seule exploitation de la comptabilité. Elle aura nécessairement des questions à poser aux contribuables pour comprendre les écritures comptables et recueillir les informations utiles à la procédure. À cet effet, elle devra engager un « dialogue constructif » avec le contribuable. Celui-ci devra pouvoir présenter utilement ses observations. En outre, il pourra se faire assister à tout moment de la procédure d’un conseil de son choix.
Comment se déroulera la procédure ?
Dans l’avis d’examen de comptabilité, le service vérificateur devra mentionner, en plus des années et des impôts concernés, les copies des documents qu’il souhaite étudier pour commencer ses travaux, notamment ceux « liés aux problématiques éventuellement visées dans l’avis d’examen de comptabilité ».
Afin de réaliser son contrôle, le service est amené à poser des questions au contribuable et lui demander des pièces justificatives. Selon le B.O.I., ces échanges peuvent s’effectuer par écrit ou oralement. À ce titre, administration et contribuable peuvent échanger sur support dématérialisé (par courriel) y compris pour l’envoi de pièces justificatives, ou bien par téléphone, ou même oralement dans les locaux de l’administration.
À l’issue de l’examen de comptabilité, un « point téléphonique » devra être fait avec le contribuable, préalablement à l’envoi de la proposition de rectification. Si le contribuable demande à être reçu, cet échange aura lieu dans les locaux de l’administration.
Rappelons que l’administration dispose d’un délai de six mois à partir de la réception de l’avis d’examen de comptabilité par le contribuable pour lui envoyer une proposition de rectification ou l’informer de l’absence de redressements.
L’envoi des fichiers
Dans le B.O.I., l’administration insiste ensuite sur la façon dont les fichiers doivent lui être communiqués. C’est encore un point important : il s’agit d’éviter tout litige, compte tenu des délais de communication très courts.
Tout d’abord, le B.O.I. indique que l’avis d’examen de comptabilité comporte une mention relative aux possibilités d’envoi des fichiers des écritures comptables via une plate-forme sécurisée. Cette plate-forme sera connue ultérieurement.
Mais comme l’utilisation de cette plate-forme peut se révéler compliquée pour le contribuable moyen, l’administration a prévu d’autres solutions, plus simples.
Il sera possible d’adresser ses fichiers sur support physique (clé USB, CD-ROM…), par voie postale. Vous pourrez également vous déplacer et les déposer dans les locaux de l’administration. Bref, l’essentiel est de faire parvenir les fichiers dans les délais. Et de conserver la preuve de leur réception par l’administration. Compte tenu des pénalités encourues, c’est indispensable !
Le B.O.I. précise que, lorsque le service réceptionne la copie des fichiers des écritures comptables, il complète l’imprimé constatant la réception, imprimé qui est adressé au contribuable. Le service en conserve un exemplaire.
Il faudra donc veiller soigneusement à recevoir cet imprimé et vérifier l’exactitude des renseignements qu’il contiendra.
La copie de vos fichiers des écritures comptables doit parvenir à l’administration dans les 15 jours suivant la réception d’un avis d’examen de comptabilité. Mais comment se décompte ce délai ?
Selon le B.O.I., ce délai de quinze jours doit être considéré comme un délai « franc ». Pour son calcul, il convient donc de ne retenir ni le jour de réception de l’avis d’examen de comptabilité par le contribuable, ni le jour d’envoi du fichier par ce même contribuable.
Pour apprécier ce délai de quinze jours, il faudra donc prendre en compte le jour de réception de l’avis d’examen de comptabilité ainsi que le jour d’envoi du fichier des écritures comptables.
On voit les difficultés que cela pourra entraîner, notamment si le pli recommandé contenant l’avis d’examen de comptabilité n’est pas retiré (si vous êtes en congé ou, pire, hospitalisé).
Les sanctions
Car les sanctions sont extrêmement lourdes si l’administration ne reçoit pas les fichiers dans les délais ou si les fichiers reçus ne sont pas conformes.
En effet, le défaut de transmission de la comptabilité dans le délai de quinze jours à compter de la réception de l’avis d’examen de comptabilité ou la transmission de fichiers des écritures comptables non conformes, entraîne l’application d’une amende de 5 000 euros !
L’amende s’applique également si l’administration vous a adressé une demande de mise en conformité des fichiers et si vos fichiers restent non conformes ou incomplets. Vous y aurez droit également si vous refusez d’adresser les fichiers alors que vous tenez votre comptabilité sous format informatique.
Attention, dans l’hypothèse où l’examen de comptabilité porterait sur plusieurs exercices, l’amende est applicable pour chaque exercice pour lequel aucun fichier n’est adressé au service, ou pour chaque exercice pour lequel le fichier adressé à l’administration n’est pas conforme !
L’examen de comptabilité pouvant porter sur trois années (actuellement 2014, 2015 et 2016), vous risquez une amende de 15 000 euros…
Et vous n’en aurez pas fini avec l’administration puisqu’elle pourra alors annuler la procédure d’examen de comptabilité et la remplacer par une vérification de comptabilité qui se déroulera cette fois sur votre lieu d’exercice. Vous n’aurez pas à vous déplacer, mais à quel prix…
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