Dictée numérique : comment s'équiper

Publié le 22/10/2003

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Première constation : les médecins spécialistes qui ont l'habitude de travailler avec une secrétaire qui retranscrit comptes rendus et lettres dictées cherchent surtout à gagner du temps et à apporter une meilleure productivité à leur secrétariat, lequel est équipé d'un kit de transcription avec casque et pédale de commande.
Deux solutions :
s'ils ont besoin d'être mobiles, ils dictent dans un enregistreur numérique et peuvent y trouver les avantages suivants :
- possibilité d'insérer des annotations ou des morceaux de texte au milieu d'une dictée (sans avoir besoin de tout refaire) ;
- possibilité de donner des niveaux de priorité à un texte donné ;
- transfert des informations à distance (par réseaux ou Internet) ;
- une qualité de son supérieure ;
- pas besoin de se soucier de l'espace de stockage et de changer de cassette (une carte mémoire de 16 Mo stocke 4 heures de dictée) ;
- sur le dernier Digital Pocket Memo 9350 de Philips, la secrétaire peut entrer le nom des patients de la journée, que le médecin sélectionne dans un menu à chaque dictée.
S ans bouger de leur cabinet ou de leur service, ils dictent directement sur le PC avec un microphone (solution mobile avec un PC portable) dont l'utilisation est très simple. Ce qui permet, en plus des avantages précédents, d'attacher un fichier sonore à un dossier (avec le logiciel de dictée Speech Mike Executive de Philips ou le tout nouveau système Power Mike de Dictaphone et son logiciel Boomerang livré avec les API qui permettent de l'intégrer dans un logiciel de gestion de dossiers). Le médecin dicte dans le logiciel, et le fichier vocal est envoyé directement au secrétariat.
A noter : le microphone Power Mike est intégré dans certains appareils médicaux de Siemens, Agfa et Général Electric.
Les fichiers sons enregistrés sur un PC sont conçus pour la reconnaissance vocale.

Les atouts de la reconnaissance vocale

Une fois la solution choisie se pose en effet la question d'intégrer ou non un système de reconnaissance vocale, puisque le taux de succès de la reconnaissance est aujourd'hui identique (99 % selon les éditeurs) que le texte soit dicté en direct ou dans un enregistreur. Après synchronisation de l'enregistreur avec le PC, la secrétaire obtient une retranscription automatique qu'elle n'aura plus qu'à corriger et à faire valider.
Ne nous leurrons pas, même si les systèmes de reconnaissance vocale ont fait des progrès importants (réduction du temps d'apprentissage et rapidité de la diction), l'utilisateur médecin doit être motivé et prêt à perdre un peu de temps au démarrage, pour faire des enregistrements corrects. Avec un bon dictionnaire médical incluant description des symptômes, nom des maladies et des médicaments, ça marche, et le secrétariat, parfois réticent au début (peur d'être concurrencé par la machine), gagne du temps, qui peut être consacré à des tâches plus valorisantes que la frappe. Les fournisseurs de solutions de dictée attribuent les échecs ou les succès de la reconnaissance vocale au degré d'implication des utilisateurs.
La motivation est encore plus essentielle quand le médecin utilise lui-même la reconnaissance face à son ordinateur ou en synchronisant son enregistreur numérique.
Pour le travail en réseau, on aura le choix entre les solutions médicales de Mysoft ou d'Adicor, et les solutions à base de moteur Philips (SpeechMagic 5.1 + une interface permettant d'envoyer le texte à l'impression après relecture ou en correction au secrétariat). Pour le médecin travaillant seul, le choix se portera sur les solutions Adicor ou Mysoft. Outre la dictée, il s'en servira pour commander ses applications logicielles.
La reconnaissance vocale en direct sur le PC paraît s'imposer quand le texte à dicter est long (rapport d'expertise, psychiatrie, par exemple) et qu'il est utile de le relire au fur et à mesure.

Trois distributeurs intégrateurs

Pour l'achat d'un système professionnel, il est nettement préférable de s'adresser à une société spécialisée. On trouve un ensemble enregistreur-kit de transcription complet pour le secrétariat à partir de 1 000 euros TTC et un ensemble pour la dictée sur PC entre 700 et 800 euros.
Adicor a développé des dictionnaires médicaux (26 spécialités) pour la solution Dragon Naturally Speaking (et pour sa dernière version DNS7). Elle propose trois marques d'enregistreur numérique (Olympus, Philips et Grundig) et conseille les modèles Olympus 3000 et Philips Digital Pocket Memo 9350 avec ou sans kit de transcription (casque et pédale de commande)
Vente par correspondance sur le site Web : www.adicor.com
Dicma, société spécialisée dans les systèmes de dictée, distribue Olympus, Philips, Grundig et Dictaphone, ainsi que les dictionnaires médicaux de Mysoft, qui viennent de sortir pour DNS 7 (19 dictionnaires de spécialité au prix de 1 495 euros/1 dictionnaire de médecine générale à 1 295 euros).Distributeur des deux solutions de dictée sur PC (Dictaphone et Philips), Dicma aide les éditeurs à intégrer les solutions de dictée directe sur PC dans leur logiciel et travaille avec des revendeurs.
www.dicma.fr.
www.mysoft.fr.
C&D Santé distribue les solutions de reconnaissance Vocale Speech Magic de Philips en radiologie depuis 1996. Le développement récent d'une nouvelle interface X-intax a permis l'extension de Speech Magic 5.1 à d'autres spécialités avec un matériel plus léger. Les dictionnaires cardiologie, ORL, médecin expert et Multimed (médecine générale) sont prêts. D'autres devraient suivre d'ici à la fin de l'année.
La solution (dictionnaire, SpeechMagic et kit de transcription inclus) est présentée intégrée dans un PC portable (mallette Intellicase), location 245 euros/mois ou sur Tablet PC ou avec un Pocket Memo 9350 (130 euros/mois)
C and D Santé, 04.92.02.64.64, info@cdsante.com.
A noter, les utilisateurs Mac individuels sont pratiquement exclus de la reconnaissance vocale (le Via Voice d'IBM pour Mac n'a pas évolué depuis plusieurs années). Un réseau Mac peut toutefois bénéficier de Speech Magic installé sur un serveur PC sous 4D. Quant aux enregistreurs numériques, seulement certains modèles Olympus sont compatibles.