Congrès, séminaires, formations : que peut-on déduire ?

Comme toujours en matière de BNC (bénéfices non commerciaux), la règle principale, posée dans le Bulletin officiel des Impôts, est extrêmement succincte : « Les frais (de congrès) ne sont déductibles que dans la mesure où ils ont un rapport direct et certain avec la profession exercée et où leur montant est effectivement justifié. »

C’est donc vous qui devez apprécier s’il y a bien un rapport direct et certain entre votre activité et la manifestation à laquelle vous voulez participer. Dans la plupart des cas, la réponse est évidente mais le problème peut se poser si vous assistez à un congrès d’une spécialité qui n’est pas la vôtre. L’administration risque dans ce cas de remettre en cause la déduction, sauf si vous avez des arguments efficaces à présenter.

La dépense doit également être « justifiée », c’est-à-dire qu’elle doit être appuyée de pièces justificatives et des éléments de son règlement. Mais vous devez en plus, surtout dans le cas des séminaires, apporter la preuve du caractère professionnel du déplacement. Il faut donc conserver tous les documents permettant de justifier ce caractère professionnel, notamment le programme et l’attestation de présence.

Deuxième règle à respecter : « Les dépenses à caractère personnel ou somptuaire exposées à l’occasion de congrès ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne peuvent en aucun cas être admis en déduction. » Vous ne pouvez donc pas déduire la partie manifestement touristique de votre séjour (comme une journée d’excursion), ni les achats personnels effectués à l’occasion du voyage. Il est donc généralement prudent, dans le cas des séminaires effectués à l’étranger, de réintégrer un petit pourcentage de la dépense totale.

Quant au conjoint, il peut déduire ses frais de séminaire ou de formation s’il collabore à l’activité du cabinet et si le séminaire ou la formation ont un rapport direct avec son activité dans le cabinet. Ce sera le cas, par exemple, pour un séminaire de fiscalité professionnelle ou de comptabilité.

Comptabilisez au poste « frais de congrès » toutes les dépenses liées au congrès ou au séminaire : inscription, déplacement, hôtel, taxis, repas, etc. Pour les repas pris à l’occasion d’un congrès, d’un séminaire ou d’une formation, il n’est pas nécessaire de réintégrer la fraction du prix du repas correspondant à la valeur du repas pris au domicile.

Pour le secteur I

Si vous êtes médecin conventionné secteur I, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire de 2 % de vos recettes qui inclut notamment les frais de réception et de taxis, dépenses que vous pouvez être amenés à exposer lors d’un congrès ou d’un séminaire. Or vous ne pouvez opter pour la déduction de 2 % que si vous ne comptabilisez pas de frais couverts par cette déduction.

Pour les frais de taxis, il n’y a pas de grande hésitation à avoir. Les dépenses de taxis couvertes par la déduction de 2 % sont celles exposées à l’intérieur de votre agglomération. Par conséquent, les frais de taxis pour vous rendre à l’aéroport ou ceux que vous faîtes sur le lieu du congrès ou du séminaire n’entrent pas dans la déduction de 2 %. Vous pouvez donc les déduire.

Par contre, les dépenses de réception exposées lors d’un congrès ou d’un séminaire nous semblent entrer dans les dépenses couvertes par la déduction de 2 %. Il est donc prudent, si vous êtes conventionné secteur I, de ne pas les déduire.