« Désormais, nos différents services équipés de la solution de dictée numérique et de reconnaissance vocale du fournisseur Anticyclone gagnent un temps considérable dans la réalisation de comptes rendus médicaux », observe Patrice James, directeur des systèmes d’information du centre hospitalier de Vichy. À travers cette affirmation, il met en avant un des atouts d’une infrastructure dont l’implémentation est conduite depuis 2009. Cette année-là, l’établissement était engagé dans le déploiement de son dossier patient informatisé (DPI), en l’occurrence Orbis du fournisseur Agfa. Afin d’optimiser davantage les conditions de travail des secrétaires médicales, le centre hospitalier avait décidé d’implémenter un outil de dictée numérique et de reconnaissance vocale. Pour sélectionner le système le mieux adapté à ses attentes, l’établissement avait organisé une consultation publique au terme de laquelle il avait opté pour la technologie SpeechMagic de Nuance Healthcare, conçue pour être interfacée avec les principaux systèmes d’information hospitaliers (SIH).
Des comptes-rendus médicaux par la voix
Intégré à la solution Dic'T, un gestionnaire de flux de dictée numérique et de reconnaissance vocale d’Anticyclone, le système avait, dans un premier temps, été implémenté dans le cadre d’un site pilote. Il a été ensuite déployé dans différents services, en lieu et place de cassettes audio. Objectif : faciliter la création de comptes rendus médicaux par voix. Résultat, une accélération du processus de réalisations de documents médicaux avec, en prime, une forte réduction des délais d’attente pour les patients, ce qui est synonyme de meilleure qualité de service.
Depuis son intégration, cette infrastructure est exploitée par 50 % des utilisateurs de l’établissement. Le reste des services en est équipé au fil de l’eau. À terme, « notre objectif est d’abandonner totalement les cassettes, un mode travail qui correspond de moins en moins aux exigences des professionnels de santé et aux attentes des patients », indique le DSI du CH de Vichy.
Contrôle de la qualité des écrits
Amorcé il y a dix-huit mois, ce projet avait rapidement montré ses premiers fruits. Deux jours seulement après l’implémentation du système SpeechMagic de Nuance Healthcare, les secrétaires médicales ont pu rattraper le retard engrangé dans la réalisation de rapports médicaux, du fait d’un gain de temps considérable. Cette réactivité est obtenue grâce à l’approche des technologies vocales qui offre des taux de reconnaissance désormais très élevés. Le temps gagné par les assistantes médicales est consacré à l’accueil et à une meilleure prise en charge des personnes malades. Du reste, l’interfaçage de l’infrastructure déployée avec le système d’information existant permet une transcription sûre et rapide de la voix du médecin en texte. Du coup, les secrétaires se cantonnent à un travail plus intéressant que la saisie de texte : le contrôle de la qualité des écrits reproduits par l’ordinateur.
Techniquement, SpeechMagic constitue un environnement de développement logiciel permettant d’effectuer une dictée, ainsi que la reconnaissance et la correction à partir de tout poste de travail équipé et connecté au réseau LAN, WAN et Internet ou dans un environnement Citrix/WindowsTerminal Services. Il intègre des applications prêtes à l'emploi. Son architecture répond aux besoins de création de documents à grande échelle. Parmi les fonctionnalités de cette solution, la prise en charge de flux existants. En fait, elle permet au praticien de choisir entre deux approches : la reconnaissance vocale à l'arrière-plan, frontale avec correction différée, frontale avec correction en ligne et le flux de travail en deux temps au cours duquel le professionnel de santé dicte son texte, le secrétaire se chargeant de la correction du contenu.
Un des atouts de cet outil est son adaptabilité progressive à la prononciation, au vocabulaire et à l’accent des utilisateurs. Ces derniers peuvent également ajouter des mots inconnus du système afin que celui-ci réponde au mieux à ses besoins. Une adaptabilité continuelle qui limite au mieux l’interaction manuelle (exergue proposé) permettant ainsi une amélioration immédiate du taux de reconnaissance de la parole. Enfin, speech Magic accepte un grand choix de périphériques d’enregistrement : microphones PC compatibles et casques micro, câblés, sans fil, portables, portables avec scanneur de codes-barres, périphériques d’entrée mobiles tels que les enregistreurs numériques, les assistants personnels numériques (PDA) et les tablettes PC et téléphones fixes standards.
Une intégration longue au sein de l’établissement
Devenue une cible standard à atteindre, la dictée numérique avec reconnaissance vocale fait l’objet de projets d’intégration multiples en France. Des chantiers qui s’inscrivent souvent dans le temps. Si les premiers résultats sont rapidement enregistrés, le déploiement au sein de tout l’établissement prend souvent plusieurs années. Au centre hospitalier de Bretagne Sud (CHBS), le chantier d’intégration d’une telle solution remonte à 2007. Depuis le 25 janvier de cette année-là, le service d’imagerie médicale s’était équipé d’une extension du système d’information radiologique XPlore de l’éditeur EDL. Il s’agit de Xplore Dictée. Aujourd’hui, « elle permet de traiter en moyenne 200 comptes rendus par jour. Son intégration a totalement changé nos conditions de travail ; nous allons plus vite dans la réalisation des comptes rendus, ce qui nous permet de gagner du temps consacré à d’autres activités centrées sur le patient », explique une assistante médicale.
Cette solution est progressivement mise à la disposition des autres unités de soins. À terme, l’objectif est de la généraliser à tout l’établissement. Et de mettre un terme à l’utilisation de cassettes audio.
De manière générale, Xplore Dictée propose une gamme de fonctionnalités, parmi lesquelles la dictée d’un compte rendu à partir d’un dictaphone numérique. Il permet de corriger, réécouter et renvoyer un compte rendu vocal à une secrétaire médicale et affecter une priorité de frappe à cette assistante. Enfin, il permet d’utiliser la reconnaissance en temps réel ou en arrière-plan afin de produire directement les comptes rendus.
Pour faciliter l’intégration de sa solution d’imagerie médicale avec les outils du marché, l’éditeur a adopté une stratégie de partenariat avec des fournisseurs différents. Dans le domaine de la dictée numérique, il travaille par exemple avec Philips, dont il intègre le kit dédié au traitement de comptes rendus. Il a adopté la même synergie avec Nuance autour du système SpeechMagic. Enfin, le partenariat avec Prestcare offre la possibilité d’externaliser le traitement de comptes rendus d’établissement auprès de cette structure, en cas de débordement d’activités.
Suppression des cassettes audio
Sur ce terrain de la dictée numérique, d’autres acteurs interviennent pour répondre à la demande croissante des institutions hospitalières. C’est le cas de Dicma avec la solution Winscribe. Celle-ci est référencée auprès de différents établissements hospitaliers. Parmi ceux-ci, le centre anticancéreux Léon-Bérard de Lyon, le centre hospitalier de Meaux et celui du Puy en Velay, l’Institut Curie, l’hôpital Foch. Ce dernier établissement basé à Suresnes (92) l’a intégré pour fluidifier la production et la gestion de comptes rendus. Depuis sa mise en production, ce composant permet d’accélérer le processus de validation des comptes rendus. Vue sous l’angle informatique, l’identification en mode Single Sign On (SSO) offre la faculté d’accéder en toute sécurité à la solution de Winscribe. Enfin, les secrétaires gèrent mieux le flux de comptes rendus, sachant que ceux-ci arrivent dans une logique continue. Pour tous, la valeur ajoutée est la suppression de cassettes audio qui pouvaient être égarées ou tout simplement inaudibles. Depuis longtemps, ce n’est plus le cas. Mieux, le travail des assistantes médicales est efficacement organisé.
Au centre hospitalier d’Amiens, Philips a déployé sa solution de dictée numérique dans le cadre d’un projet conduit par Servia Informatique. Après une phase d’expérimentation amorcée en 2007 auprès de trois unités de soins (neurologie rhumatologie et orthopédie-traumatologie), l’établissement a remplacé les dictaphones analogiques par une version numérique. La généralisation a suivi. Avec la plateforme SpeechExec Enterprise, le médecin et les secrétaires médicales ont plongé dans un nouvel univers de travail. Enfin, sur ce terrain, la solution DictaPlus vient concurrencer les autres acteurs face à une demande grandissante.
Dégager du temps pour le patient
Aussi positive soit-elle, l’utilisation de la dictée numérique s’accompagne d’une nécessaire réorganisation des secrétariats médicaux. En dégageant du temps du fait d’un traitement rapide des comptes rendus, ce personnel doit se consacrer à un meilleur accueil du patient. Cela ne va pas sans dire. Une impulsion du management dans cette mutation est parfois nécessaire. Du côté des praticiens, le gain de temps est-il matérialisable ? Ce n’est pas toujours visible. Quoi qu’il en soit, pour les uns et les autres, il ne fait guère de doute que la dictée numérique est désormais un incontournable. À la plus grande satisfaction des fournisseurs de ce marché en pleine croissance.
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