Secrétariat médical : usages, services rendus, besoins et lacunes...

Une enquête de l’URPS médecins de Rhône-Alpes sur le secrétariat médical, menée auprès de 11 000 médecins, toutes spécialités confondues, se révèle riche d’enseignements et de surprises.

Un quart environ des praticiens libéraux s’en passe totalement (coût excessif, absence de besoin, d’envie ou de place). Seule une petite moitié (45 %) dispose d’un secrétariat physique au sein du cabinet, 24 % sont utilisateurs de télésecrétariat (7 % ont un usage mixte secrétariat et télésecrétariat, une organisation souvent pertinente). La moitié des médecins avoue des lacunes en droit du travail et en gestion.

Profils

Certains profils types se distinguent. Une femme généraliste, âgée de 60 ans, en secteur 1 assurera très souvent elle-même ses prises de rendez-vous. À l’autre bout du spectre, des radiologues dans un cabinet regroupant huit spécialistes, pourront avoir huit secrétariats... Le médecin employeur type de secrétaire serait plutôt un spécialiste en secteur 2. L’utilisateur de télésecrétariat est plutôt une généraliste en secteur 1.

Parmi les médecins employeurs, trois sur quatre consacrent moins de 15 % de leurs recettes à la rémunération des secrétaires (44 % y consacrent moins de 10% de leurs recettes et 30 % y affectent 10 à 14 %).

Secrétaire, sept activités en moyenne

La structure du travail des secrétaires est très diversifiée (avec 7 tâches en moyenne) : gestion des rendez-vous, accueil et la réception des patients, archivage, aide aux patients, transcription des actes, gestion des stocks, des commandes, des impayés.

Moins coûteux (5 % des recettes brutes pour cette prestation), le télésecrétariat, par définition, réalise un nombre plus limité de tâches. Pour 80 % des médecins qui ont répondu, la comptabilité reste l’apanage d’un cabinet comptable.

Coordinateur du collège généraliste, à l’origine de l’enquête, le Dr Pascal Dureau relève que « 72% des médecins ne connaissent pas le Titre emploi service entreprise, une formule pourtant pertinente pour rémunérer le secrétariat ». Dans leur grande majorité, les médecins s’avouent ignorants des arcanes du droit du travail et ils sont demandeurs de formation dans ce domaine.

L’URPS réclame une baisse des charges

Un tiers des médecins pensent être « à peu près informés »de la réglementation du travail, un tiers « pas vraiment », et 20 % « pas du tout ». Près d’un médecin sur deux (45 %) estime « avoir besoin d’aide dans son rôle d’employeur », notamment en gestion-comptabilité, administration du cabinet, fiscalité, droit du travail, gestion du personnel, et formation des personnels.

Côté télésecrétariat, l’enquête illustre la diversité des prestataires locaux (au moins dix sociétés fréquemment citées), qui couvrent une amplitude hebdomadaire d’un peu moins de 45 heures, pour un coût facturé à l’unité ou au forfait (l’appel type est facturé un euro, le coût mensuel moyen est de 518 euros par médecin).

L’URPS a tiré certains enseignements transformés en revendications : baisse des charges sociales, aide financière à l’emploi d’un secrétariat ou télésecrétariat, simplification des procédures de recrutement ou encore diminution des charges administratives des médecins.