Changer de logiciel : les points d’attention - Dr Connect

Changer de logiciel : les points d’attention

16.10.2015
©Fotolia
Vous jugez votre logiciel médical obsolète, vous vous associez ou vous rejoignez une maison de santé, vous souhaitez simplifier vos process de sauvegarde : quelles que soient les raisons qui vous font changer de logiciel de gestion de cabinet, elles influencent a priori votre choix de nouvelle solution. Vous ne devez pas pour autant négliger quelques points de vigilance.
 
Vos besoins, votre cahier des charges
Votre souci de changer de logiciel métier tient au fait que votre exercice a évolué (vous souhaitez par exemple un outil plus collaboratif) et vous avez l’impression que votre éditeur n’a pas suivi. Même dans ce cas, où vous avez le sentiment d’avoir les idées claires sur ce qu’il vous faut, prenez soin de prioriser vos besoins, de lister l’essentiel et l’important. Toutes les solutions du marché n’y répondront en effet pas de la même façon et vous aurez sans doute à faire des compromis ou à remettre à plus tard la livraison de fonctionnalités qui seraient seulement en cours de développement ou d’agrément.
Cet exercice vous permettra de faire comprendre aux éditeurs et revendeurs que vous allez solliciter quelle est votre façon de travailler et quelles sont vos exigences prioritaires : ergonomie, simplicité ou large éventail de fonctionnalités, rapidité, aide au codage, usage en mobilité, à distance, réalisation d’études…
 
La récupération des données
C’est bien sûr le point sensible d’un changement de logiciel. De nombreux éditeurs publient la liste des logiciels dont ils savent assurer le transfert de données avec efficacité car ils ont accumulé une expérience en la matière.
Dans les autres cas, l’éditeur doit vous proposer un audit de faisabilité et un devis. Il analysera vos fichiers et réalisera, par sécurité, un test sur un extrait de la base patients.
Il est conseillé d’interroger des confrères qui pourront témoigner de la qualité de la prestation.
Cette récupération est le plus souvent facturée.
Le site Buzz Médecin publie, à ce propos, les informations recueillies auprès des éditeurs assorties de commentaires d’utilisateurs (http://comparatif-logiciels-medicaux.fr/logiciels-bureau/recuperer-des-donnees-dun-logicel-a-lautre).
 
Les critères de service
À ergonomie et fonctionnalités comparables, c’est le niveau de service apporté par la société informatique qui fera la différence. Vous travaillez le samedi, tard le soir ? Est-ce que la hotline sera ouverte aux mêmes horaires que votre cabinet en cas de bug ?
Quelles sont les modalités proposées de dépannage, de maintenance, de mise à jour ?
En premier lieu, vous évaluerez la qualité de service dès le premier contact avec la société ou son revendeur, en fonction de leurs réponses à vos demandes de démonstration et des moyens de formation mis à votre disposition.
Vous vérifierez également que la documentation de prise en main et d’utilisation paraît complète et se trouve accessible aussi bien via un manuel que par une une aide contextuelle.
 
Certifications, conformité
Vous vous assurerez que le logiciel que vous choisissez est conforme à la réglementation et a bien reçu les agréments et/ou homologations nécessaires selon les fonctionnalités concernées. En tout premier lieu, par exemple, si votre logiciel doit vous servir à rédiger vos ordonnances, il doit bien entendu être certifié Logiciel d’aide à la prescription (LAP)[1].
Vous vous renseignerez également sur sa capacité à intégrer les téléservices[2] de l’Assurance maladie ou la Messagerie sécurisée de santé[3].

 

À retenir

• Prioriser les besoins
• Tester la récupération des données sur un extrait de la base patients
• Vérifier que le logiciel est assorti d’une documentation 

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